Referentni obrasci olakšavaju vam davanje reference. Štedjeli ste se što se morate zapitati što točno podnositelj zahtjeva traži u kandidatu i morate napisati cijelo pismo o toj osobi. Obrasci su obično kratki i precizni. Oni uključuju konkretna pitanja na koja podnositelj zahtjeva želi odgovoriti, uzimajući nagađanja dajući vam dobre reference.
Pročitajte upute i informacije o organizaciji na koju se prijavitelj prijavljuje prije nego što je počnete ispunjavati. Pozadinske informacije i upute pružit će vam bolju predstavu o prioritetima organizacije i onome što traži s obzirom na vaš odgovor na pitanja o sposobnostima i vještinama podnositelja zahtjeva.
Provjerite vrh referentnog obrasca kako biste bili sigurni da je podnositelj zahtjeva ispunio podatke o sebi i potpisao da vam daje dozvolu za popunjavanje i predavanje referentnog obrasca.
Navedite sve podatke o traženom podnositelju zahtjeva na obrascu koji je u vašoj moći. Na primjer, možete osigurati njegovo radno mjesto u vašoj tvrtki ako je sadašnji ili bivši zaposlenik. (Pogledajte referencu 1.)
Pišite o njegovim i jakim slabostima u razmacima navedenim na obrascu. Ako to ne zatražite, nemojte smatrati da morate napisati cijelo pismo preporuke. Obrazac je osmišljen tako da organizaciji pruža točno one informacije koje su joj potrebne za donošenje dobre odluke o kandidatovoj prijavi. Od vas će se možda tražiti da napišete nekoliko rečenica o podnositelju prijave, kao i označite koliko dobro podnosilac zahtjeva ocjenjuje kada je riječ o određenim vještinama, kvalitetama, iskustvu, obrazovanju ili osobinama ličnosti. (Pogledajte reference 1 i 2.)
Na obrascu uputite iskren stav o osobama i osobinama osobe. Ako nemate iskustva s radom s kandidatom na određenom području, podnositelj zahtjeva želi znati, izjavite da ne znate kako bi osoba radila na takvom području. Ne izmišljajte podatke o osobi koju ne poznajete iz prve ruke.
Raspravite o kandidatovom smislu za humor, sposobnosti da se dobro slaže s drugima, sposobnosti rada s ljudima različitog podrijetla i je li vođa i timski igrač. Također možete razgovarati o tome za šta vjerujete da podnositelj zahtjeva ima budućnost i mislite li da će on biti dobar dodatak timu organizacije. (Pogledajte referencu 3.)